viernes, 10 de junio de 2016

DIARIO DE INNOVACIÓN.


Hola a todos, acabamos este curso con la última tarea propuesta, contestando las siguientes preguntas:

1.      Se describe de forma clara el RETO que has abordado.

Somos un grupo de técnicos (INNOVAL), cuyo cometido principal es la gestión de infraestructuras educativas, que tiene como misión dotar de un entorno físico adecuado a una parte de la sociedad, en concreto la comunidad educativa.

Dentro de esta organización, nuestra labor se centra en la construcción, ampliación y modernización de edificios públicos, desde la planificación de necesidades de nuevos espacios, hasta que estos espacios se ponen en uso, una vez construidos y en la gestión de las incidencias que surjan del uso de los mismos.

Nuestro reto se centra en aprovechar conocimientos, contactos, plantillas y experiencia en cuanto al desarrollo y resultado de nuestra actividad diaria.

Para ello desarrollaremos un equipo formado por personal con experiencia en campos diferentes, el cual servirá para implementar a través de protocolos y modelos concretos, criterios de intervención que sirvan para agilizar el proceso de supervisión, tramitación y gestión de documentación con otras administraciones, evolución de expedientes, etc.

2.      Se indica si se ha hecho en colaboración con otras personas o en solitario.

INNOVAL

Este grupo lo formamos cuatro personas, dos aparejadores y dos arquitectas que trabajamos como personal técnico para nuestra empresa.
 
 

3.      Si se ha realizado en colaboración aparece explícitamente el enlace al espacio que habéis usado para el encuentro y el trabajo en equipo

Estamos trabajando de forma conjunta a través de red interna, reuniones periódicas y publicaciones en nuestros respectivos blogs, dado que trabajamos todos dentro del mismo centro de trabajo.

4.      Se muestra una sucesión clara de acciones encaminada a la implantación de la iniciativa (reuniones, consulta de documentación, encuentros virtuales o presenciales con otros miembros del equipo,...).

Dentro de la organización para afrontar el reto, se establece la convocatoria de una reunión semanal, establecida para los martes, con la intención de llevar un seguimiento sobre la implantación y acogida de las propuestas que establecemos.
 

En concreto establecemos las siguientes propuestas, las cuales configuran un complemento al modelo de gestión establecido en nuestra empresa y cuyo objetivo es el de optimizar determinados procesos, sobre los que a diario se trabaja:

 
§  ELABORACIÓN DE INFORMES Y VALORACION DE NECESIDADES:

Dentro de las competencias atribuidas a nuestra empresa, se encuentra la de dar respuesta a necesidades de Centros, en concreto nuestra labor se centra en la detección y valoración de las mismas.

Dado que existe un registro de escritos y necesidades recibidas por parte de los Centros, entendemos necesario igualmente, que exista un registro y documentación compartida (planimetría, informes previos, datos de la composición de los centros, histórico de actuaciones realizadas, resultado económico de las mismas), todo ello encaminado a acortar los plazos de respuesta en base a una documentación compartida y centralizada dentro del área técnica.

Por tanto proponemos implantar un modelo de centralización de datos de Centros por Municipios, accesible para la totalidad del área técnica.

Dentro de este modelo, y en aras a eficiencia tanto en tiempo como en recursos, se propone que toda la documentación se encuentre digitalizada y en una base de datos centralizada en el servidor informático.

Dentro de esta base de datos existirá un histórico de cada centro donde se concentrarán los siguientes apartados: FOTOS, PLANIMETRÍA, PROYECTOS, INFORMES TÉCNICOS, NECESIDADES DETECTADAS, ESTUDIO DE EFICIENCIA ENERGÉTICA de cada edificio, etc.

 
§  SUPERVISIÓN DE PROYECTOS:

Dentro de las actuaciones que venimos desarrollando en la empresa, se encuentra la de supervisión de proyectos y documentación técnica, como oficina de supervisión de proyectos.

Dentro de este apartado de nuestro desempeño profesional, actualmente la consultoras redactoras de la documentación técnica se presentan en papel, esta es supervisada y una vez finalizado el informe de supervisión y subsanadas las deficiencias, vuelve a ser entregado en papel y en formado digital por parte del redactor del documento técnico. Esto supone en la práctica, un vaivén de papeles que podría simplificarse con la entrega en formato digital de la documentación.

Proponemos que todo el proceso sea digital, de tal forma que hasta una vez acabado este procedimiento se pudiese sellar digitalmente la supervisión del documento, y de esta forma poder enviar digitalmente a los distintos organismos, el mismo con visado digital y/o imprimir las copias que fuesen necesarias.

Entendemos que sería necesaria la implementación de una Supervisión digital de los proyectos y documentos técnicos que precisen del mismo, centralizando los mimos en una base de datos, con acceso a toda el área técnica.

En este apartado, se precisaría formación del personal y adaptación de herramientas informáticas para poder llevar a cabo esta supervisión DIGITAL.

§  CENTRO DE DOCUMENTACIÓN:

Toda la documentación técnica y administrativa relacionada con infraestructuras educativas de la provincia anterior a la creación de la empresa pública se encuentra en la Delegación Territorial, en el Archivo.

Gran parte de esta documentación es necesaria para la gestión habitual de la agencia. Los antecedentes históricos de obras ejecutadas en los centros, la planimetría de anteriores intervenciones o de la construcción original, las incidencias surgidas durante la ejecución de obras …Especialmente la planimetría de la construcción original y obras posteriores de transformación o reformas, es fundamental para conocer las características técnicas y constructivas de los centros educativos.

Esta documentación, por su antigüedad, se encuentra en formato papel.

Además muchos de los centros responden a modelos estandarizados de los que sólo existe un proyecto técnico tipo adaptado al terreno concreto de implantación.

La propuesta es crear un fondo documental de documentación digitalizada con la planimetría existente de todos los centros educativos de la provincia que sea posible recabar. Para ello es necesario acceder a los documentos archivados en la Delegación Territorial y gestionar el escaneo de la documentación en los servicios centrales de la empresa.

Este archivo documental digital sería accesible no solo a los servicios técnicos de nuestra empresa sino que debería extenderse a los propios centros educativos, que en un gran porcentaje carecen de datos de este tipo, incluso en muchos casos útil y necesario para la elaboración del Plan de Evacuación y Emergencia de cada uno de los centros educativos.

5.      Cada una de las acciones que se especifican presentan algunos de los siguientes elementos: 

¿por qué hemos hecho esto?

Las medidas que completan nuestro reto son medidas que favorecen la agilización de los procesos de resolución de expedientes, en la medida en la que de una forma total, se permite al libre acceso al trabajo desarrollado por cada uno de los empleados. Es decir, pretendemos aprovechar la diversidad en cuanto a experiencia profesional se refiere, teniendo en cuenta que formamos parte de una empresa que tiene diez años de antigüedad, y que está formada por personal de muy distinta procedencia profesional y por tanto con diferente formación y experiencia profesional dentro de un mismo campo.
 

¿qué hemos conseguido?

Destacamos en este caso que los objetivos que nos planteamos en nuestro reto, requieren de un trabajo que nos llevará tiempo por lo que no se pueden completar en cuatro semanas. En definitiva, a través de este RETO, empezamos un camino que todavía hay que andar, no obstante os comentamos los pasos dados partiendo de los objetivos principales:

1.     Proponemos implantar un modelo de centralización de datos de Centros por Municipios y centros, accesible para la totalidad del área técnica.

A partir de las actuaciones en marcha se está implementando un archivo centralizado recopilando la distinta información, para poder, con un tratamiento posterior que vamos a implementar, elaborar una base de datos accesible.

2.     Supervisión digital de los proyectos y documentos técnicos que precisen del mismo, centralizando los mimos en una base de datos.

Estamos implementando un procedimiento que permita, a partir de los proyectos y documentos en gestión actualmente, facilitar el visado de la documentación en formato digital, evitando generar copias innecesarias en formato papel,  y posibilitando su tramitación “on line” ante otros organismos, su envió y tratamiento por medios electrónicos, compartirla como archivos protegidos, etc.

3.     Creación de un fondo documental de datos técnicos y planimetría de los centros educativos.

Hemos comenzado por los procesos en marcha dentro de la programación de tareas de la oficina; así, conforme se cierra una tarea (obra programada, actuación en un centro, informe sobre necesidades, programa de necesidades para una actuación concreta…) se completa la documentación incorporando toda la información en un único fichero que posteriormente formará parte de la base de datos documental de centro.


¿ha sido efectiva?, ¿cómo podría haber tenido más éxito?

Todavía es pronto para obtener resultados, no obstante pensamos que resultará muy efectivo. Se necesita más tiempo para alcanzar los objetivos propuestos, así como la colaboración más amplia del equipo y otros organismos relacionados con nuestro trabajo.

¿qué he aprendido?

En primer lugar saco la conclusión de la motivación que tenemos en relación con la importancia de trabajar en equipo. Como punto de partida, el “tener ganas” es fundamental para implantar cualquier innovación en los sistemas de trabajo.

En segundo lugar, es importante involucrar al mayor número de personas. En este sentido, tendremos que ir acompasados con las herramientas informáticas y de innovación que la empresa ponga a nuestra disposición, de manera que nos permita coordinarnos y cooperar entre nosotros.

En este mismo sentido, hay que destacar uno de los principios regidores del funcionamiento de la Administración Pública: la COOPERACIÓN Y COORDINACIÓN entre administraciones, haciéndolo extensivo al mayor número de organismos con los que actuamos para agilizar gestiones.

Además, pienso que la innovación propuesta facilita la COMUNICACIÓN Y TRANSPARENCIA en los procesos, ayudando a cada persona a encontrar el sentido del trabajo realizado a diario.

jueves, 9 de junio de 2016

INNOVAL. GEOLOCALIZACIÓN.


Hola compañeros, una semana más seguimos nuestro camino afrontando el RETO y realizando las tareas que se proponen.
Esta semana toca situarnos físicamente y lo hacemos a través de la Geolocalización de nuestro grupo en el MAPA DE INNOVACIÓN.
 
 


 
Somos un grupo llamado INNOVAL, formado por cuatro compañeros que trabajamos en la misma empresa y  con experiencia en campos diferentes. Dado que ha día de hoy el Mapa no está actualizado con todos los miembros del grupo, os presento al equipo:





Para los que nos visitan por primera vez, os informo que nuestro RETO consiste en implementar a través de protocolos y modelos concretos, criterios de intervención que sirvan para agilizar el proceso de supervisión, tramitación y gestión de documentación con otras administraciones, evolución de expedientes, etc.
 
Un saludo a todos.

viernes, 3 de junio de 2016

INNOVAL - DIARIO DE INNOVACIÓN: PROPUESTAS


Dentro de la organización para afrontar el reto, se establece la convocatoria de una reunión semanal, establecida para los martes, con la intención de llevar un seguimiento sobre la implantación y acogida de las propuestas que establecemos.

En concreto establecemos las siguientes propuestas, las cuales configuran un complemento al modelo de gestión establecido en nuestra empresa y cuyo objetivo es el de optimizar determinados procesos, sobre los que a diario se trabaja:

§  ELABORACIÓN DE INFORMES Y VALORACION DE NECESIDADES:

Dentro de las competencias atribuidas a nuestra empresa, se encuentra la de dar respuesta a necesidades de Centros, en concreto nuestra labor se centra en la detección y valoración de las mismas.

Dado que existe un registro de escritos y necesidades recibidas por parte de los Centros, entendemos necesario igualmente, que exista un registro y documentación compartida (planimetría, informes previos, datos de la composición de los centros, histórico de actuaciones realizadas, resultado económico de las mismas), todo ello encaminado a acortar los plazos de respuesta en base a una documentación compartida y centralizada dentro del área técnica.

Por tanto proponemos implantar un modelo de centralización de datos de Centros por Municipios, accesible para la totalidad del área técnica.

 

§  SUPERVISIÓN DE PROYECTOS:

Dentro de las actuaciones que venimos desarrollando en la empresa, se encuentra la de supervisión de proyectos y documentación técnica.

Dentro de este apartado de nuestro desempeño profesional, actualmente la consultoras redactoras de la documentación técnica se presentan en papel, esta es supervisada y una vez finalizado el informe de supervisión y subsanadas las deficiencias, vuelve a ser entregado en papel y en formado digital por parte del redactor del documento técnico. Esto supone en la práctica, un vaivén de papeles que podría simplificarse con la entrega en formato digital de la documentación.

Proponemos que todo el proceso sea digital, de tal forma que hasta una vez acabado este procedimiento se pudiese sellar digitalmente la supervisión del documento, y de esta forma poder enviar digitalmente a los distintos organismos, el mismo con visado digital y/o imprimir las copias que fuesen necesarias.

Entendemos que sería necesaria la implementación de una Supervisión digital de los proyectos y documentos técnicos que precisen del mismo, centralizando los mimos en una base de datos, con acceso a toda el área técnica.



§  CENTRO DE DOCUMENTACIÓN:

Toda la documentación técnica y administrativa relacionada con infraestructuras educativas de la provincia anterior a la creación de la empresa pública se encuentra en la Delegación Territorial, en el Archivo.

Gran parte de esta documentación es necesaria para la gestión habitual de la agencia. Los antecedentes históricos de obras ejecutadas en los centros, la planimetría de anteriores intervenciones o de la construcción original, las incidencias surgidas durante la ejecución de obras …Especialmente la planimetría de la construcción original y obras posteriores de transformación o reformas, es fundamental para conocer las características técnicas y constructivas de los centros educativos.

Esta documentación, por su antigüedad, se encuentra en formato papel.

Además muchos de los centros responden a modelos estandarizados de los que sólo existe un proyecto técnico tipo adaptado al terreno concreto de implantación.

La propuesta es crear un fondo documental de documentación digitalizada con la planimetría existente de todos los centros educativos de la provincia que sea posible recabar. Para ello es necesario acceder a los documentos archivados en la Delegación Territorial y gestionar el escaneo de la documentación en los servicios centrales de la empresa.

Este archivo documental digital sería accesible no solo a los servicios técnicos de nuestra empresa sino que debería extenderse a los propios centros educativos, que en un gran porcentaje carecen de datos de este tipo.

En resumen proponemos:

1.     Proponemos implantar un modelo de centralización de datos de Centros por Municipios, accesible para la totalidad del área técnica.

2.     Supervisión digital de los proyectos y documentos técnicos que precisen del mismo, centralizando los mimos en una base de datos.

3.     Creación de un fondo documental de datos técnicos y planimetría de los centros educativos.

jueves, 26 de mayo de 2016

DIARIO DE INNOVACIÓN


Varios compañeros nos unimos para afrontar el reto de este curso. Somos un grupo de técnicos cuyo cometido principal es la gestión de infraestructuras educativas, que tiene como misión dotar de un entorno físico adecuado a una parte de la sociedad, en concreto la comunidad educativa.
Dentro de esta organización, nuestra labor se centra en la construcción, ampliación y modernización de edificios públicos, desde la planificación de necesidades de nuevos espacios, hasta que estos espacios se ponen en uso, una vez construidos y en la gestión de las incidencias que surjan del uso de los edificios.
Nuestro reto se centra en aprovechar conocimientos, contactos, plantillas y experiencia en cuanto al desarrollo y resultado de nuestra actividad diaria.
Para ello desarrollaremos un equipo formado por personal con experiencia en campos diferentes, el cual servirá para implementar a través de protocolos y modelos concretos, criterios de intervención que sirvan para agilizar el proceso de supervisión, tramitación y gestión de documentación con otras administraciones, evolución de expedientes, etc.
 
A continuación os indico los blogs del equipo que hoy formamos, en cualquiera de ellos se podrá seguir el progreso del reto:



viernes, 20 de mayo de 2016

MODULO 2. ENTORNOS FAVORABLES A LA INNOVACION PUBLICA.


      Continuando con las tareas propuestas para el módulo 2, desempeño mi labor como Administradora de una oficina técnica de proyectos y obras en la Agencia Pública de Educación, pudiéndolo enfocar como personal de Jefatura de Servicio/personal técnico (dentro de las categorías de la ilustración 2 de los contenidos del módulo). Aparte de realizar una labor técnica, en el área somos 10 compañeros/as y mi labor principal es la gestión y coordinación de los trabajos en base a los objetivos que plantea la empresa.

 
     De acuerdo con el gráfico propuesto, describo a continuación el porcentaje aproximado que destino a cada tarea: 

       - Estrategia: 10%. Casi toda la planificación a medio y largo plazo se determina en nuestro caso, a través de los SERVICIOS CENTRALES, si bien en cuanto a la gestión existe algún margen de maniobra a las gerencias, aunque siempre con unas pautas y procedimientos comunes.

        - Coordinación: 30%. Dentro de las tareas más importante de todas, puesto que la coordinación y el trabajo en equipo son fundamentales en los procesos que desempeñamos tanto a nivel de Gerencia, como con la Delegación Territorial y con los Servicios Centrales. Un centro de trabajo coordinado, es un centro eficaz, así que es mi principal cometido. Es por ello que pienso que son fundamentales las reuniones de equipo donde se establezca la comunicación e información necesaria.

        -  Gestión: 40%. Me supone aproximadamente la mayor parte de mi trabajo, pues me genera relaciones internas y externas. Dentro del equipo está íntimamente ligado con la coordinación, y fuera me supone tener que gestionar con otros organismos como Ayuntamientos, Delegación Territorial de Educación u otros organismos públicos.

        -  Innovación: 10%. Dentro de las posibilidades reales de una oficina, se intenta mejorar o simplificar todas aquellas operaciones complejas. Cualquier tipo de mejora se agradece para que el resto de compañeros se beneficie, al igual que el usuario que es en definitiva hacia quien se dirigen las mejoras.

        -  Operación: 10%. Las tareas de operación están delegadas en el resto del equipo técnico y de gestión, si bien se necesita conocer y desempeñar todas operaciones que se desarrollan en un centro de trabajo, para poder llevar la gestión común y por supuesto la coordinación y supervisión de los procesos como correspondería a una Jefatura de Area.

       Por suerte la empresa últimamente está invirtiendo en sistematizar los procesos de manera que se simplifiquen tareas y atribuciones, de manera que se pueda utilizar más la estrategia y la innovación. La concienciación a todos los niveles es primordial, al igual que favorecer las condiciones para repartir las funciones, la comunicación y la información. 

 

                                                                                                                        Fuensanta RR

viernes, 13 de mayo de 2016

INSERCION LABORAL PERSONAS CON DISCAPACIDAD

Vivimos en una sociedad que afronta la peor crisis económica conocida. Dentro de este marco de dificultades, me acuerdo de todas aquellas personas con mayores dificultades de acceso al mercado laboral.
 
Hablamos de personas que poseen una discapacidad física o psíquica.
 
En este ámbito, encontramos plataformas que se interesan por la inserción laboral y social de este grupo de personas. Es el caso de Ayuntamiento de Barcelona, que a través del Instituto Municipal de Personas con Discapacidad (IMD) del Ayuntamiento de Barcelona y siete entidades con una larga trayectoria en el campo de la inserción laboral de las personas con discapacidad, que han acordado crear una red común para impulsar la inserción laboral de las personas con discapacidad en el mercado ordinario de trabajo en la ciudad.
 
¿ Como lo hacen ?.
 
El objetivo de la nueva Red Barcelona de Inserción Laboral en el mercado ordinario es unificar criterios e impulsar acciones conjuntas que ayuden a mejorar las prácticas para la inserción en el mercado ordinario de personas con discapacidad. Asimismo, el convenio se propone mejorar la formación de los profesionales y de las empresas en este ámbito.
 
Conexión con la sociedad civil.
 
Cuentan con una programación de actividades donde las personas con discapacidad son las protagonistas, y todos los ciudadanos son invitados a participar. Exposiciones, talleres, charlas, pases de películas y actividades deportivas son algunas de las propuestas recogidas.
 
También hay actividades de sensibilización dirigidas al conjunto de la ciudadanía, talleres y exposiciones que nos muestran los productos elaborados por los usuarios de los centros ocupacionales, e incluso encuentros multitudinarios donde todo el mundo está invitado a participar, como la macro-de zumba en Sarrià, o el lipdub en Sant Andreu.